Een bureau vraagt je te solliciteren: wat mag je verwachten?

Ben je benieuwd naar hoe een sollicitatie procedure via een werving & selectie of executive search bureau verloopt? In dit artikel willen wij je hierin wat inzage geven.

Bureaus die zich net als wij ook bezig houden met werving en selectie, zijn momenteel zeer proactief aanwezig op de markt. Simpelweg omdat er meer vacatures zijn en minder potentiele gegadigden. Het kan dus zomaar zijn dat je via LinkedIn of een ander kanaal benaderd wordt door iemand die je niet kent met het verzoek om eens na te denken over een prachtige nieuwe uitdaging. In dat geval is het goed om te weten dat het een bureau er niet alleen voor de opdrachtgever is, maar juist ook voor de kandidaat.

Als gespecialiseerd werving- en selectie bureau werken wij voor de opdrachtgever, maar er is ons alles aan gelegen om het proces ook voor jou als kandidaat zo goed mogelijk te begeleiden. We verbinden ons immers met jou als kandidaat, met de bedoeling om je voor te stellen aan een opdrachtgever. Natuurlijk willen wij graag dat dit goed gaat. Want, ondanks het feit dat er meerdere kandidaten op gesprek gaan en er maar één het kan worden, zijn wij van alle kandidaten van mening dat ze geplaatst zouden kúnnen worden. En hiermee staan wij dus ook achter jouw kandidatuur.

Gedegen kennis van de functie en organisatie

Op het moment dat een opdrachtgever besluit om met ons in zee te gaan, verdiepen wij ons om te beginnen in zowel de functie als de organisatie. Dit doen we op verschillende manieren waarbij het locatie bezoek en de interviews wel de belangrijkste informatiebron zijn. Om een zo volledig mogelijk beeld te krijgen, interviewen we niet alleen de opdrachtgever (Raad van Bestuur of Management) maar ook onze gesprekspartner van HRM, medewerkers uit de relevante gremia, cliënten en de medezeggenschap. Hierbij stellen we vragen als;

• voor wie werken we hier, wat zijn daarbij de uitgangspunten, hoe luid jullie missie en visie en hoe zien we dat terug in jullie manier van werken en jullie medewerkers?

Daarnaast doen we er alles aan om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van de functie door nadrukkelijk aandacht te besteden aan zowel de harde functie eisen als de persoonlijkheidskenmerken en de competenties van de nieuw te werven functionaris.

Helder zoekprofiel

Vervolgens gaan wij met dit zoekprofiel aan de slag. Hierin zetten we de vacature zo duidelijk mogelijk neer: wat is de functie, om welke organisatie en locatie gaat het, wat wordt er van je verwacht, welke competenties en ervaring worden gevraagd, wat is het salarisaanbod etc. Het zoekprofiel plaatsen wij op onze website, alwaar je het kunt downloaden. De vacature delen we bovendien op LinkedIn en op verschillende passende vacaturebanken.

Proactieve houding

Wij halen alles uit de kast om die kandidaat te vinden die in de context van de nieuwe organisatie de beste versie van zich zelf kan zijn. Dit vanuit de overtuiging dat je alleen dan een waardevolle bijdragen kan leveren aan de missie en visie van de organisatie en haar cliënten.

Dit doen we door niet aflatend te bouwen aan een netwerk van potentiele kandidaten maar ook door het onderhouden van het bestaande netwerk. Kennen en gekend worden is hierbij een belangrijk adagium. Zo zijn wij zichtbaar op de markt, zowel in persoon als ook digitaal en organiseren we met grote regelmaat netwerkbijeenkomsten of kennissessies. Daarnaast zijn we actief op LinkedIn en is dat platform onze grootste vriend als het gaat om het detecteren van kandidaten die openstaan voor nieuwe uitdagingen.

Op LinkedIn gebruiken wij een zoekmodule voor recruiters waarmee we heel gericht mensen kunnen selecteren die mogelijk op zoek zijn naar een baan en die goed passen in het zoekprofiel. Hebben we een geschikte kandidaat gevonden, dan benaderen we die persoon via een persoonlijk bericht. Ook gebruiken we ons eigen netwerk om in contact te komen met geschikte kandidaten die aansluiten bij het zoekprofiel en die mogelijk geïnteresseerd zijn in de functie. Vinden we iemand die past in het zoekprofiel, dan nodigen we die persoon uit om zijn cv naar ons te sturen en daarbij een motivatiebrief te schrijven.

Professionele begeleiding in keuze

De volgende stap is dat wij mensen uitnodigen voor een gesprek. Dit gesprek is erop gericht om enerzijds de kandidaten beter te leren kennen en te onderzoeken of zij inderdaad geschikt zijn voor de functie, anderzijds om hen meer te vertellen over de vacature. Soms worden meerdere gesprekken gevoerd, afhankelijk van de functie. Op basis van deze gesprekken maken wij een voorselectie van kandidaten die wij graag zouden willen voordragen aan de opdrachtgever. Gedurende dit hele traject houden we iedere kandidaat op de hoogte van de status van het traject.

Als kandidaat wil je immers weten waar je staat. Als we een keuze maken, dan vertellen we je waarom we die maken. Stel, we besluiten om je toch niet mee te nemen naar de opdrachtgever, dan lichten we toe waarom. Gaan we je wel voorstellen, dan geven we je zo nodig tips en suggesties om bij de opdrachtgever goed beslagen ten ijs te komen en een goede performance neer te zetten. Zat je tijdens het gesprek met ons bijvoorbeeld laag in je energie of spelen zenuwen je parten, dan geven we je tips hoe je dit kunt veranderen of verbeteren.

Transparante en heldere communicatie

Op het moment dat we de voordracht bij de opdrachtgever doen, gaan wij met de cv’s en motivatiebrieven van de geselecteerde kandidaten naar de opdrachtgever. Ter onderbouwing van de voordracht presenteren we de opdrachtgever ook een ondersteunende motivatie van ons als bureau, waarin wordt toegelicht wat we met de kandidaten hebben besproken, wat we hebben gezien, de plussen en minnen van een kandidaat enz.

Op basis van onze voorselectie kiest de opdrachtgever met welke kandidaten hij in gesprek wil. Soms wil hij alle kandidaten spreken, in de meeste gevallen kiest hij een aantal kandidaten op basis van hun cv. Als bureau zorgen wij ervoor dat zowel de kandidaten die worden uitgenodigd voor een gesprek als de kandidaten die in dit stadium afvallen, op duidelijke wijze worden geïnformeerd over waarom ze het wel of juist niet zijn geworden.

Eén aanspreekpunt gedurende hele traject

Dan is het de beurt aan de opdrachtgever. Dit deel van het traject wordt afgetrapt met een eerste gesprek tussen jou als kandidaat en een vertegenwoordiging van de opdrachtgever. Vaak is dit een leidinggevende, al dan niet met ondersteuning van P&O of een andere collega. Wij als bureau plannen dit gesprek met jou en de opdrachtgever in. Ook zijn wij als bureau altijd bij dit gesprek aanwezig, evenals bij eventuele vervolggesprekken zodat we jou te allen tijde een terugkoppeling kunnen geven. Tot aan een arbeidsvoorwaardengesprek zijn en blijven wij het aanspreekpunt voor zowel opdrachtgever als voor jou.

Wie uiteindelijk voor de functie wordt gekozen, is aan de opdrachtgever. Die keuze hangt af van een aantal factoren, zoals primair een goede klik, de performance van jou als kandidaat, maar ook van de professionaliteit van de opdrachtgever. Een goed en transparant gesprek is over het algemeen een goede basis voor een juiste keuze, zowel voor de opdrachtgever als voor jou. Is het een soort van ondervraging en vuurt de opdrachtgever allerlei vragen op je af om erachter te komen waarom je vooral níet geschikt bent, dan wordt het geen fijn gesprek en houden jullie er beiden een slecht gevoel aan over. Geen goede basis voor een vervolg. Wij geven zowel de opdrachtgever als jou tips en trucs mee om de gesprekken zo efficiënt en prettig mogelijk te laten verlopen.

Begeleiding na plaatsing

Het eerste half jaar houden we regelmatig contact met zowel de opdrachtgever als jou om te vragen hoe het gaat. Gaat het zoals verwacht, of juist niet? Wat zijn eventuele knelpunten? Wij kunnen soms door alleen maar de goede vragen te stellen een dreigend debacle voorkomen. Is er meer nodig? Dan gaan wij graag met de opdrachtgever en jou in gesprek om hierin een stuk ondersteuning of coaching te bieden. Tenslotte gunnen wij de opdrachtgever een droommedewerker en jou een droombaan.