Wat vooraf gaat aan jouw interim-opdracht

Interim professionals die staan ingeschreven bij een bureau zien alleen wat zich voor de schermen afspeelt. Op gesprek bij een opdrachtgever, wat telefoontjes, de contractuele afhandeling en daar schrijft het bureau dan een mooie marge op af. Maar zo werkt het natuurlijk niet. Achter de schermen speelt zich veel meer af. In deze blog maken we je deelgenoot van de processen die jij niet ziet.

Het werk dat een interim bureau als de Veghte verricht, hangt niet aan elkaar van losse interim opdrachten. Het onderhouden van het netwerk en de relaties met opdrachtgevers, het maken van voorstellen; interim bureaus investeren continu tijd, geld en energie om op het juiste moment die ene opdracht te kunnen verwerven. Bert Blankestijn van de Veghte: “Er wordt veel werk verricht dat niet direct zichtbaar is, maar wij begrijpen ook heel goed dat het voor kandidaten frustrerend kan zijn dat maanden staan ingeschreven en nog niet zijn voorgesteld voor een klus. Wij vinden het belangrijk dat onze associés begrijpen wat wij voor hen doen, ook wanneer ze nog geen opdracht hebben gekregen.”

‘Melk komt ook niet uit een pak’

Een interim bureau is een bedrijf waarvan de backoffice, met haar werkprocessen en database, goed moeten draaien. Dat vergt een strakke organisatie. Een groot deel van de andere activiteiten bestaat uit ‘zaaien’: netwerken, congressen bezoeken, kennis van arbeids- en organisatieprocessen bijhouden, weten wat er speelt bij zorginstellingen en contact onderhouden met (potentiële) opdrachtgevers én interim managers. “Wat de interim-professionals van ons werk merken is slechts het eindproduct. Zoals melk ook niet uit een pak komt”, verbeeldt Esther van Zwol van de Veghte. Voordat een interim bureau een voorstel mag maken, zijn er doorgaans al weken, zo niet maanden, geïnvesteerd in die specifieke opdrachtgever. Wanneer zich dan eindelijk een opdracht aandient, is meestal de vraag: ‘wij hebben met spoed een interim-manager nodig’. “Op dat moment schuiven wij onze agenda’s leeg. We móeten bereid zijn om dezelfde dag in auto te stappen. Dat vergt planning en kost soms zelfs geld omdat we andere zaken moeten laten liggen”, aldus Esther.

Het probleem achter het probleem

Naast investeren in de klant, moet er tijd en aandacht worden geïnvesteerd in de opdracht. Bert: “Wat zijn de verwachtingen van de opdrachtgever en wat voor een problematiek ligt er aan de opdracht ten grondslag? Die wordt in veel gevallen aanvankelijk slechts ten dele met ons gedeeld. Deels komt dit omdat men vaak zelf niet beseft wat het daadwerkelijke probleem is. Maar wat ook meespeelt is dat organisaties in feite met een intern probleem in de openheid treden. Praten over zoiets, vergt vertrouwen. Dat kan je pas opbouwen in een face-to-face intakegesprek.” Dit kost tijd, maar betaalt zich terug in de kwaliteit van de opdracht.

Wat een voorstel inhoudt

Wordt het interim bureau na de intake daadwerkelijk gevraagd een voorstel te doen, dan is het nog lang niet zeker dat dit ook tot een opdracht gaat leiden. “Het komt veelvuldig voor dat de zorginstelling ook andere bureaus om een voorstel heeft gevraagd. Dat weten wij vaak niet”, aldus Bert.

Het voorstel van de Veghte bevat allereerst een uitgebreide debriefing over de organisatie, situatie, opdracht en problematiek. “Dit is een check of we allemaal op dezelfde lijn zitten. Ook formuleren we de opdrachten aan de interim-manager zo concreet mogelijk.” De opdrachtgever heeft zelf niet altijd de uitdagingen voor de interim-professional helder voor ogen. In dat geval helpt de Veghte bij het concretiseren van de opdracht. Dat neemt niet weg dat de doelen vaak hun definitieve vorm krijgen tijdens de eerste weken, waarin een interim-manager aan de slag gaat met de opdracht.

Niet altijd voorhanden noch voor de hand liggend

Onderwijl is de Veghte op zoek naar geschikte interim-managers voor de opdracht. Hiervoor wordt een longlist gemaakt van geschikte kandidaten. Niet alle kandidaten zijn beschikbaar of zelfs maar bereikbaar. Daarom heeft de Veghte een databank van drie- tot vierhonderd interim-professionals. Bert: “Dat aantal kan interim-professionals afschrikken. Maar je moet begrijpen: wij hebben gemiddeld dertig tot veertig opdrachten tegelijkertijd lopen. Om die te vervullen heb je gemiddeld het tienvoudige aan kandidaten nodig.” De ‘right fit’ draait volgens de twee interim-experts vooral om de context. “Wat wij niet doen is de opdracht platslaan en kijken wie in onze database hierbij eerder succesvol was. Dan ben je cv’s aan het schuiven”, benadrukt Esther. De kandidaat moet passen bij de opdracht, bij de achterliggende probleemstelling, de organisatie en haar mensen. “Soms is er juist iemand nodig die een frisse wind brengt. Dat kan vreemd zijn, oncomfortabel zelfs, maar wel uiterst effectief.” De Veghte durft matches voor te stellen, die voor opdrachtgevers gewaagd kunnen lijken, omdat Bert en Esther ‘out of the box’ denken, beide tientallen jaren ervaring hebben in de zorgsector en bovendien elk van hun kandidaten persoonlijk hebben ontmoet en hun referenties gecheckt.

Eén op de vier

Het voorstel is ingediend, kandidaten zijn voorgesteld. In de ervaring van Bert en Esther is de uitkomst vaak onvoorspelbaar en niet afhankelijk van de kwaliteit die je hebt geleverd. Zelfs als ze een lange relatie hebben met de opdrachtgever. “Recent nog investeerde ik veel tijd in een voorstel voor een opdrachtgever waarmee ik al tien jaar een relatie opbouw. We kregen de opdracht niet … Kwaliteit had daar niets mee te maken; er speelden heel andere factoren mee bijvoorbeeld van politieke aard”, deelt Bert. Hij schat dat ze één op de vier opdrachten verwerven. De overige opdrachten worden ingetrokken, intern opgelost, weggegeven aan een goede bekende of gegund aan een concurrent. “We beseffen dat we ons kwetsbaar opstellen door hierover open te zijn, maar dit geldt voor vrijwel alle interim adviesbureaus. Wij hopen hiermee interim-professionals die twijfelen over de meerwaarde van een bureau, een beter beeld te geven van het werk dat in hun opdrachten gaat zitten.”

Meer inzicht in de dienstverlening

Wat interim-professionals persoonlijk mogen verwachten van de Veghte, zoals begeleiding bij het opstellen van het Persoonlijke Plan van Aanpak, de nauwkeurige bewaking van de opdrachtformulering en het implementatieproces en de algehele bescherming en ondersteuning, lees je meer in volgende blogs de komende maanden.